Pj Wali Kota Sukabumi : Arsip Digital Lebih Aman dan Lebih Mudah Digunakan Saat Dibutuhkan

SINARPAGINEWS.COM, KOTA SUKABUMI - Pemerintah Kota Sukabumi telah menerbitkan Perda Nomor 5 Tahun 2015 tentang Penyelenggara Kearsipan sebagai pedoman teknis tentang kearsipan.

Hal tersebut diutarakan oleh Penjabat (Pj) Wali Kota Sukabumi Kusmana Hartadji dalam kegiatan Sosialisasi Alih Media Arsip Statis Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Sukabumi di Oproom Setda Kota Sukabumi.

“Aturan tentang alih media arsip sudah diperwalkan, ini menjadi pedoman teknis alih media arsip ke digital. Pemerintah Kota Sukabumi sudah melakukan pengalihan media arsip secara elektronik atau digital,” ujar Kusmana Hartadji, Rabu, 15 November 2023.

Lanjut Hartadji, Proses alih media arsip Kota Sukabumi, bertujuan agar arsip yang telah dikonversi ke digital dapat mudah diakses saat dibutuhkan. Selain itu, arsip digital saat dikelola dengan baik akan lebih aman, dan kegiatan konversi arsip dari kertas ke elektronik telah diujicobakan oleh Dispusip di sejumlah kecamatan.

“Uji coba konversi arsip dari kertas ke elektronik menunjukkan keseriusan Pemerintah Kota Sukabumi dalam menangani urusan bidang kearsipan,” jelas Kusmana Hartadji.

Hasil penilaian pengawasan arsip eksternal, alih media arsip ke digital oleh Bidang Arsip telah mendapatkan nilai 84,39 dengan kategori A. Nilai ini mengalami kenaikan dari tahun sebelumnya yang hanya memperoleh kategori B.

“Hasil ini merupakan usaha kita semua dan tahun ini, mudah-mudahan hasil penilaian pengawasan eksternal terus menjadi lebih baik,” tandas Penjabat Wali Kota Sukabumi.

Upaya alih media arsip dari kertas ke elektronik memiliki banyak manfaat, diantaranya Arsip yang disimpan dalam bentuk digital lebih tahan lama dan lebih mudah diakses daripada arsip yang disimpan dalam bentuk konvensional.

“Alih media arsip dapat memudahkan proses pengelolaan arsip, seperti penyimpanan, pencarian, dan pengiriman. Arsip digital dapat disimpan dalam jumlah besar dengan ruang yang lebih kecil daripada arsip konvensional. Selain itu, arsip digital dapat dicari dengan lebih cepat dan mudah menggunakan perangkat lunak pencarian,” pungkas Kusmana Hartadji.

Sementara Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Sukabumi, Galih Marelia Anggraeni menyebutkan jumlah dokumen yang telah dikonversi ke arsip digital selama proses uji coba di tiga kecamatan telah mencapai 3.247 berkas.

"Alih media arsip dari konvensional ke digital merupakan suatu hal yang penting untuk dilakukan, terutama dalam era digitalisasi saat ini," imbuhnya.